¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico y tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Está condicionada al consentimiento de su destinatario y es una alternativa legal a la factura tradicional en papel. factura electronica gestoria chico 3

Regulación de la factura electrónica

La factura electrónica está regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se rigen las obligaciones de facturación. Por ello, su autenticidad y su integridad se puede garantizar de diversas formas:

  • Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
  • Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
  • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Dos tipos:

  1. Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
  2. Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

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Ventajas de la factura electrónica

  • Acorta los ciclos de tramitación.
  • Reduce errores humanos.
  • Eliminar costes de impresión y envío postal.
  • Mejorar el servicio al cliente.
  • Facilitar la lucha contra el fraude.
  • Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

El máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, salvo en el caso de facturas destinadas a personas físicas.

¿Qué se puede hacer con la factura electrónica?

  1. Facturar a administraciones públicas.
  2. Facturar electrónicamente a otra empresa.
  3. Facturar a un consumidor o usuario.
  4. Recibir facturas electrónicas.

¿Cómo acceder a la factura electrónica?

Lo primero que hay que tener es un certificado digital. Es condición necesaria e imprescindible. Si se ha de facturar a una administración pública lo recomendable es hacerlo a través del FACe y del programa que facilita la administración para la informatización y control de la factura electrónica.

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Recuerda, los gestores administrativos, como profesionales y expertos en la materia, estamos facultados para elaborar y presentar las declaraciones y gestionar trámites en nombre de terceros.

No te quedes con ninguna duda: consulta con tu gestor administrativo.