Esta entrada es una continuación del post “Obligatoriedad de presentar los libros contables telemáticamente”, en la que hablábamos de la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado, en la que se obligaba a presentar, entre otros, el libro de actas de las empresas por vía telemática.

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Esta decisión sobre la legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, ha suscitado más que polémica, ya que los empresarios y empresas entienden que su libro de actas, donde se toman decisiones de carácter secreto sobre sus empresas, no deben ser bajo ningún concepto de carácter público.

A resultas de esta situación, el 27 de abril el Tribunal Superior de Justicia de Madrid establece que “se puede mantener el sistema que se venía empleando antes de la aprobación de la Instrucción, que había resultado útil y suficiente para dar cumplimiento a tal fin y que, por tanto, puede seguirse aplicando más allá del 30 de abril de 2015 y hasta que recaiga la sentencia en el presente recurso”.

Entiende que con respecto a los libros contables se mantiene la presentación como hasta ahora se permitía en cada registro mercantil, en su mayoría vía telemática. No obstante, respecto a los libros de actas y socios – dado el carácter sensible de la información que contienen – y a la vista de lo expuesto en el auto, no debiera ser obligatoria.

Ante el silencio de la Dirección General de Registros y Notariados (DGRN) y el Colegio de Registradores, distintos registros mercantiles admiten que es posible esperar a la presentación de los libros de actas y socios de conformidad a lo que finalmente acuerde la DGRN, máxime teniendo en cuenta que no habría recargo ni similar prejuicio. Además, no cabría imputar ninguna responsabilidad de los administradores por no observar la debida diligencia en la presentación de dichos libros hasta que esta cuestión quede definitivamente resuelta a través de una norma.

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A continuación detallamos la información, difundida por la AEDAF, que se ha obtenido directamente de los siguientes registros mercantiles:

  • Madrid establece lo siguiente: “En el momento actual se admitirá la presentación de solicitudes de legalización de libros cualquiera que sea el soporte, en papel o electrónico, de cualquier clase de libros; sin perjuicio de la calificación registral posterior. En papel, se seguirán las normas del Reglamento del Registro Mercantil; obviamente, los libros presentados en formato electrónico son archivos electrónicos íntegros, puesto que cualquier modificación posterior alteraría el algoritmo de la huella digital electrónica.”

Añade también que: “En cualquier caso, el Registro nunca archivará el contenido de los libros presentados a legalización, cualquiera que sea su clase y soporte: los libros en papel o en soporte magnético, se devuelven; los archivos electrónicos, si se presentan, tras validar la huella digital electrónica generada se borran automáticamente del sistema. Por esta razón, el archivo deberá presentarse en el futuro si se desea certificación de correspondencia con la huella digital electrónica.”

  • Registro Mercantil de Barcelona: “este último ejercicio podrán aún legalizarse libros de órganos colegiados conforme a la regulación precedente en soporte papel y antes de cumplimentados”. En una línea similar, aunque no totalmente coincidente, el Registro Mercantil de Zaragoza ha dictado otra nota que os adjuntamos de nuevo por su interés: ver nota del propio Registro
  • Ciudad Real, al igual que otros Registros, sólo admiten la presentación vía telemática haciendo caso omiso del Auto del TSJ de Madrid.
  • Navarra,  el propio Registro ha contestado en un email lo siguiente: “La Normativa sobre legalización de libros contenida en los arts. 27 del Código de Comercio y 332 y siguientes del RRM, no se ve afectada por dicho auto, por lo que sigue existiendo la obligación de legalizar los libros obligatorios de los empresarios. Se nos ha anunciado que en breve la DGRyN dictará las disposiciones pertinentes al respecto.” Ahora bien, vía telefónica, se nos ha dicho que todos los libros, de acuerdo con la ley de emprendedores, han de legalizarse por vía telemática. No se le da validez al Auto del TSJ de Madrid y se esperan instrucciones de la DGRyN. No obstante, para los libros de actas, si las correspondientes a los acuerdos tomados en 2014 ya se habían pasado al libro manual, se dejan como está y se termina el ejercicio en papel, aportando la certificación de cierre de dicho libro en 2016, junto con el libro de actas electrónico de 2015. Respecto a los libros eco! nómicos se admitirían únicamente vía telemática.
  • Canarias: Tenerife sólo admite la vía telemática y Las Palmas, sí admite la presentación en papel aunque recomienda esperar a la esperada Instrucción de la DGRN.
  • Alicante, también ha emitido una Nota de la que destacamos lo siguiente: “(…) 2 – Se mantienen los criterios establecidos en base a dicha disposición; pudiendo por tanto seguir utilizando los libros de actas y de registro de socios/accionistas ya existentes, hasta su total cumplimentación. 3 – En aplicación del criterio establecido por la Sala del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, se podrán legalizar libros de actas en blanco, soporte papel, para su posterior utilización. Siempre a expensas de la resolución del recurso interpuesto en dicha Sala.”
  • RM Toledo: Cabe la presentación en papel aunque se recomienda esperar a lo que se diga desde la DGRN
  • RM Valladolid: Consideran que el Auto no es firme, que no tiene efectos fuera de Madrid y que hay que esperar unos días para el Libro de actas y de socios
  • RM Salamanca: No admiten presentación en papel
  • RM La Rioja: Admiten la presentación en papel
  • RM Oviedo: No admiten la presentación en papel
  • RM Coruña: Sólo admiten la presentación vía telemática
  • RM Cádiz: Sólo admiten vía telemática
  • RM Bilbao: Sólo vía telemática
  • RM San Sebastián: Sólo vía telemática
  • RM Badajoz: Se admite en papel
  • RM Vitoria: No se legalizan libros nuevos pero los libros anteriores en papel si se admiten.
  • RM Almería: Sólo vía telemática
  • RM Córdoba: Cabe la presentación en papel aunque se recomienda esperar a lo que se diga desde la DGRN
  • RM Málaga: Sólo vía telemática
  • RM Burgos: No hace caso del Auto al no ser firme.
  • RM Valencia: la RDGRN de 5/8/2014,no permite legalizar libros en blanco con carácter previo. Valencia no va a cambiar sus criterios y así lo está comunicando.
  • RM Sevilla: Aplicará la instrucción en lo que sea favorable a los interesados, p.e. legalización de los usados en papel en 2014.
  • RM Tarragona: No hacen caso del Auto. Todo sigue igual. Sólo cabe presentación vía telemática de Libro de Actas y Socios.
  • RM Lleida: Están a la espera de recibir instrucciones. Parece que los Libros de Actas y de Socios si se admitirán en papel pero no nos lo aseguran al 100%.
  • RM Girona: Sólo telemático. Se escudan en lo establecido en la Ley.

Ante tanta disparidad de opiniones, estaremos atentos a novedades que puedan publicarse al respecto.

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